Immobilien
KI-Mitarbeiter für Immobilienunternehmen.
Für Hausverwaltungen, Makler, Bauträger und Bestandshalter. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt die Vorarbeit bei Anfragen, Exposés, Abrechnungen und Ablage. Gebaut von jemandem, der selbst in Vermietung und Vertrieb arbeitet.
Für wen
Vier Arten von Immobilienbüros, dieselbe Vorarbeit.
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Hausverwaltungen
Mieterpost, Schadensmeldungen, Nebenkosten und Fristen. Weniger Postfach, mehr Zeit für Eigentümer. Ich kenne das aus der eigenen Mietverwaltung in Freiburg.
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Makler und Vertrieb
Exposés, Anfragen aus Portalen, Besichtigungen und Nachfassen. Kein Interessent bleibt liegen.
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Bauträger und Projektentwickler
Ankaufsprüfung, Datenraum, Käuferkommunikation und Vertriebsstand je Einheit.
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Bestandshalter
Mieterhöhungen, Neuvermietung, Belege und eine Übersicht über alle Objekte.
In der Praxis
Drei Abläufe, die fast jedes Büro kennt.
Die Kästen zeigen Beispiele. Ihr KI-Mitarbeiter arbeitet mit Ihren Vorlagen, Ihren Objekten und Ihren Regeln.
Von der Anfrage bis zum Mietvertrag
Die meisten Mietanfragen stellen dieselben fünf Fragen. Der KI-Mitarbeiter beantwortet sie aus den Objektdaten, fordert Unterlagen an und legt Ihnen eine Übersicht der vollständigen Bewerbungen vor.
- Antworten aus Objektdaten statt aus dem Kopf
- Unterlagen anfordern, prüfen, nachfassen
- Besichtigungen und Vertrag vorbereiten
Anfrage über das Portal
Fragen zu Haustieren, Stellplatz und Einzugstermin
Aus den Objektdaten beantwortet
Selbstauskunft und Nachweise angefordert
4 Bewerbungen vollständig
Übersicht mit Einkommen und Einzugstermin
Mietvertrag vorbereitet
Aus Ihrer Vorlage, mit den Daten des Bewerbers
Wartet auf Ihre Freigabe
Vom Objekt zum Exposé
Eckdaten, Grundriss und Fotos liegen im Ordner. Daraus entstehen Exposé, Anzeigentext und die Mail an vorgemerkte Interessenten. Ihr Vertrieb liest gegen, statt bei null anzufangen.
- Exposé im Layout Ihres Hauses
- Anzeigentexte für die Portale
- Nachfassen nach der Besichtigung
Objektdaten übernommen
Flächen, Baujahr, Energieausweis, 14 Fotos
Exposé-Entwurf erstellt
Zwölf Seiten, jede Angabe mit Quelle im Ordner
1 Angabe fehlt
Hausgeld steht in keiner Unterlage, Rückfrage an Sie
Mail an 18 Vorgemerkte
Entwurf mit Exposé im Anhang
Wartet auf Ihre Freigabe
Abrechnung ohne Nachrechnen
Die Zahlen kommen aus der Verwalterabrechnung und der Heizkostenabrechnung, nicht aus dem Gedächtnis der KI. Jede Summe wird gegen die Belege geprüft. Was nicht aufgeht, wird markiert.
- Umlagefähige Kosten je Einheit
- Rechenprüfung auf drei Ebenen
- Mieterschreiben in Ihrem Briefkopf
Abrechnungen eingelesen
Verwalterabrechnung und Heizkosten
Summen gegengerechnet
13 Einheiten stimmen auf den Cent
1 Abweichung markiert
Vorauszahlung laut Vertrag anders als gebucht
13 Mieterschreiben entworfen
Zwei Nachzahlungen über 300 € hervorgehoben
Wartet auf Ihre Freigabe
Aufgaben
Was ein KI-Mitarbeiter im Immobilienbüro übernehmen kann.
Mieteranfragen
Anfragen beantworten, Unterlagen anfordern, Besichtigungen abstimmen.
Bewerbermappen
Unterlagen prüfen und für den Eigentümer zu einer Mappe bündeln.
Exposés
Aus Eckdaten, Grundrissen und Fotos wird ein versandfertiger Entwurf.
Nebenkostenabrechnung
WEG- und Heizkostenabrechnung ins Mieterschreiben überführen, mit Rechenprüfung.
Mieterhöhungen
Mietspiegel, Fristen und Schreiben vorbereiten.
Übergabeprotokolle
Aus Notizen und Fotos vom Termin wird ein sauberes Protokoll.
Handwerker
Schadensmeldungen einordnen, Aufträge vorbereiten, Rückmeldungen nachhalten.
Ankaufsprüfung
Angebote, Portale und Zwangsversteigerungen beobachten und nach Ihren Kriterien vorsortieren.
Eigentümerakquise
Ansprechpartner recherchieren, Anschreiben entwerfen, Rückläufe verbuchen.
Dokumente und Datenraum
Verträge, Protokolle und Belege erkennen, benennen und richtig ablegen.
Eigentümerberichte
Stand je Objekt, verständlich zusammengefasst.
Auswertungen
Vertriebsstand, Leerstand und offene Vorgänge auf einer Seite.
Fragen
Was Immobilienbüros zuerst fragen.
Funktioniert das mit unserer Immobiliensoftware?
Das hängt davon ab, welche Schnittstellen Ihre Software bietet. Fast immer geht es über E-Mail, Dateiablage und Exporte. Wo es eine Schnittstelle gibt, arbeitet der KI-Mitarbeiter direkt im System. Das klären wir im Erstgespräch an Ihrem konkreten Programm.
Rechnet die KI Nebenkosten zuverlässig?
Sie rechnet nicht frei. Die Zahlen kommen aus Ihren Abrechnungen, jede Summe wird gegen die Belege geprüft und Abweichungen werden markiert. Die Freigabe jedes Schreibens bleibt bei Ihnen.
Was ist mit Mieterdaten und Datenschutz?
Mieterdaten sind personenbezogen. Vor dem Start legen wir fest, welche Daten der KI-Mitarbeiter für die Aufgabe braucht, wo sie verarbeitet werden und welche gar nicht erst hineingehören. Ihren Datenschutzbeauftragten binden wir dabei von Anfang an ein.
Ab wie vielen Einheiten lohnt sich das?
Die Zahl der Einheiten ist weniger wichtig als die Wiederholung. Wenn jede Woche dieselben Anfragen, Schreiben oder Abrechnungsschritte anfallen, lohnt sich ein Blick darauf, auch in einem kleinen Büro.
Welche Aufgabe kostet Ihr Büro am meisten Zeit?
Zwei, drei Sätze genügen. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung.
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